Категории

Операции

Создание операций

Создание операций доступно двумя способами:

  1. Ручное — через кнопку «Добавить операцию»
  2. Импорт:
  • стандартный импорт через Excel-файл
  • импорт через конструктор импорта при загрузке банковской выписки через кнопку Импорт

Ручное добавление операции

  1. Нажмите «Добавить операцию».
  2. Выберите к чему она относится: Расход / Доход / Перевод.
  3. Укажите сумму операции (с учетом НДС) и НДС отдельно, при необходимости
  4. Выберите тип операции:
    • Разовая — одиночная операция, создаётся один раз
    • Регулярная — шаблон, по которому операции создаются автоматически без вашего участия. Операции, создаваемые по регулярной операции (шаблону), являются разовыми операциями.
    • При редактировании регулярной операции (шаблона) ранее созданные операции не изменяются — изменения применяются только к будущим операциям. Чтобы остановить автоматическое создание операций, удалите регулярную операцию (шаблон). При этом уже созданные операции не удаляются.
  5. Если выбрана регулярная операция:
    • настройте расписание (ежемесячно, еженедельно и т.д.)
    • (опционально) включите создание операций за прошлый период
    Пример: аренда.
    Вы платите аренду каждый месяц первого числа. Создаёте регулярную операцию — система автоматически создаёт операцию каждый месяц первого числа.При необходимости по этому же шаблону можно создать операции за прошлые месяцы используя опцию "Создать за прошлый период (опционально)".
  6. Выберите счёт — обязательное поле (по какому счёту прошла операция).
  7. Выберите статью.
  8. Выберите контрагента.
  9. (Опционально) Добавьте описание.
  10. Выполните распределение операции по магазинам / артикулам / брендам (выбирается один вариант).
    При выбранном распределении сумма операции автоматически делится между артикулами и учитывается в оцифровке и ОПиУ.
    Доходы и расходы, не распределённые по артикулам, отображаются только в ДДС и не учитываются в оцифровке и ОПиУ.
    Доступны две схемы распределения:
    • пропорционально сумме продаж артикула
    • равными долями
  11. Если у вас в настройках налогов в сервисе TrueStats выбрана система налогообложения УСН «Доходы минус Расходы», то для расходной операции её можно пометить как официальный расход — такие операции учитываются при расчёте налогов.
    Важно: учесть доход/расход как официальный можно только если он был распределен. Это связано с тем, что налоги считаются по каждому артикулу отдельно, иесли доход/расход не был распределен, то учесть официально его не получится.
  12. Нажмите «Сохранить». Операцию можно редактировать в любой момент.

Копирование существующей операции

Копирование операции может помочь сэкономить время при создании аналогичной операции с небольшими отличиями.
  1. В списке операций нажмите на иконку "Копирования"
  2. В блоке "Копирование операции" будет предзаполнены все поля, которые были заполнены в копируемой операции.
  3. Измените необходимые поля аналогично инструкции "Ручное добавление операции"
  4. Нажмите «Сохранить». Операцию можно редактировать в любой момент.
Скопированные операции не имеют отдельной связи с операциями, с которых они были скопированы, так что редактировать их необходимо отдельно.


Импорт операций

Импорт операций выполняется в разделе Финансы → Операции через кнопку «Импорт».
Импорт доступен двумя способами:

  • стандартный импорт через Excel-файл
  • импорт банковской выписки через конструктор импорта

Переход к импорту

  1. Перейдите в раздел Финансы → Операции.
  2. Нажмите кнопку «Импорт».
  3. Вы попадёте в отдельный интерфейс импорта операций.
  4. Нажмите «Добавить файл».
  5. После загрузки файла нажмите «Настроить».
  6. Выберите режим импорта:
    • Стандартный импорт
    • Банковская выписка
⚠️ Важно: стандартный Excel-файл и банковская выписка — два разных режима импорта, их нельзя путать.

Стандартный массовый импорт операций (через Excel)

  1. В разделе Финансы → Операции заранее экспортируйте Excel-файл для импорта через кнопку Экспорт.
  2. Заполните файл своими операциями по тому шаблону, который представлен. Подробнее с тем как заполнить файл для последующей корректной подгрузки можно ознакомиться тут в инструкции: https://truestats.usedocs.com/article/74635
  3. Перейдите в Импорт операций, нажмите «Добавить файл» и загрузите заполненный Excel.
  4. Нажмите «Настроить» и выберите «Стандартный импорт».
  5. После подтверждения все операции из файла будут созданы автоматически.

Примечание: При импорте данных Статьи и Контрагенты, которых ещё нет в сервисе, создаются автоматически.
Если необходимо, чтобы в операциях использовались уже существующие Статьи / Контрагенты, их названия должны быть указаны точно так же, как при создании в сервисе (с учётом регистра и пробелов).

Импорт банковской выписки (через конструктор)

  1. В разделе Импорт операций нажмите «Добавить файл» и загрузите банковскую выписку.
  2. Нажмите «Настроить» и выберите режим «Банковская выписка».
  3. Вы попадёте в конструктор импорта, где отображаются столбцы из загруженного файла.

Настройка полей в конструкторе

В конструкторе мы сразу же можем назначить конкретным столбцам из выписки то, чем они является - Суммой операции / Датой операции / Контрагентом и пр.Для этого требуется над выбранным столбом кликнуть Выбрать показатель и в появившимся списке выбрать нужный.

Вид конструктора создания операций из банковской вписки:


Дата операции
Назначьте дату операции, выбрав соответствующий столбец
(например: дата проводки или дата документа — название зависит от банка).

Дата операции — обязательное поле. Без его выбора кнопка «Импортировать» будет недоступна.

Сумма операции
Назначьте столбец с суммой операции:

  • если доход и расход находятся в разных столбцах:
    • используйте столбец с доходом (название счёта со знаком «+»)
    • используйте столбец с расходом (название счёта со знаком «–»)
  • если доход и расход находятся в одном столбце:
    • используйте режим «±»

Сумма операции — обязательное поле. Без его выбора кнопка «Импортировать» будет недоступна.

Пример того, как это будет выглядеть в выпадающем списке:

Дополнительные поля
Контрагент и другие поля на этапе импорта не являются обязательными и могут быть заполнены позже вручную.

После этого нажмите «Импортировать» — начнётся процесс загрузки операций.
По завершении импорта в разделе Финансы → Операции появятся операции, созданные из загруженного файла.


Примечание:

При импорте банковских выписок работает автоматическое распознавание НДС: система извлекает сумму НДС из текста операции (поддерживаются разные формулировки «в т.ч. НДС», «НДС …», «без НДС») и сохраняет её в отдельном поле, не изменяя общую сумму операции.


Переход к операциям из успешного импорта

В списке файлов импорта есть возможность перейти к списку операций, которые были добавлены или изменены в рамках этого импорта. Для этого в списке файлов напротив необходимого необходимо нажать “Перейти к операциям”.

Автоправила финансовых операций

Что такое автоправила

Автоправила находятся в разделе Финансы - Дополниельно, во вкладке "Автоправила".

Автоправила позволяют автоматически заполнять реквизиты финансовых операций по заданным условиям.

Например, можно настроить правило:

  • если контрагент = «Никита»;
  • автоматически установить статью расхода = «Выплаты».

После этого операции, соответствующие условиям, будут автоматически распределяться без ручного участия пользователя.

Для создания правила нажмите на "Добавить правило", откроется модальное окно с настройками:

В гриде правил вы можете воспользоваться быстрыми действиями:
  • включить / отключить правило;
  • применить правило к уже существующим операциям;
  • редактировать;
  • удалить.


Из чего состоит автоправило

Автоправило состоит из двух частей:

Условия

Определяют, для каких операций будет работать правило.

Например:

  • Контрагент = Никита
  • Счет = Точка Банк
  • Сумма больше 100 000 ₽

Если указано несколько условий, операция должна соответствовать всем условиям одновременно.

Действия

Определяют, какие реквизиты необходимо заполнить в операции.

Например:

  • установить статью;
  • установить контрагента;
  • установить счет;
  • задать распределение;
  • установить официальный расход.

Как работают несколько условий

Если в правиле указано несколько условий, они объединяются по принципу «И».

Правило сработает только для операций, которые одновременно соответствуют обоим условиям.

Как работают несколько автоправил

Одна операция может подходить сразу под несколько автоправил. В этом случае система применяет правила последовательно.

Если несколько правил изменяют одно и то же поле в операции, то будет применено самое новое правило по дате создания.

Важно:

  • автоправила заполняют только пустые поля;
  • уже заполненные значения не изменяются;
  • если поле уже заполнено другим автоправилом или вручную пользователем, следующее правило его не перезапишет.

Пример

Правило №1:

  • Контрагент = Никита
  • Статья = Выплаты

Правило №2:

  • Сумма больше 100 000 ₽
  • Статья = Крупные платежи

Если первое правило было создано последним и уже заполнило статью, второе правило не изменит ее значение.

Что происходит при ручном изменении операции

Если пользователь вручную изменил реквизиты операции, автоправила не будут автоматически перезаписывать внесенные изменения.

Ручное распределение всегда остается за пользователем.

Кнопка «Применить ко всем существующим»

При создании или изменении автоправила можно применить его не только к новым операциям, но и к уже существующим.

После запуска система проверяет существующие операции и применяет правило к тем операциям, которые соответствуют его условиям.

Важно учитывать, что автоправило заполняет только пустые поля. Если нужный реквизит уже заполнен, значение останется без изменений.

Что происходит при удалении автоправила

Удаление автоправила не отменяет изменения, которые уже были внесены в операции ранее.

То есть если:

  1. Автоправило заполнило статью расхода.
  2. Автоправило было удалено.

Статья расхода в операции останется заполненной.

Если необходимо изменить распределение таких операций, это можно сделать вручную через редактирование конкретной операции или через массовое редактирование.

Рекомендации по настройке

Для достижения наилучшего результата рекомендуется:

  • использовать максимально точные условия;
  • избегать большого количества пересекающихся правил;
  • регулярно проверять результат применения автоправил;
  • сначала тестировать правило на небольшом количестве операций, а затем применять ко всем существующим данным (ограничивая выборку, например, по дате).

Это позволит избежать неоднозначного распределения и упростит поддержку настроек в будущем.