Операционные расходы маркетплейсов: как правильно считать чистую прибыль селлера в TrueStats
Вы открываете аналитику и видите: продажи есть, комиссия маркетплейса учтена, логистика посчитана, реклама вычтена, себестоимость внесена. TrueStats рассчитал прибыль, но на расчётном счёте денег как будто меньше, чем планировали.
Одна из самых частых причин — в расчёте прибыли не учтены операционные расходы маркетплейсов.
И чем крупнее становится ваш бизнес, тем сильнее они начинают влиять на итоговый результат.
В TrueStats операционные расходы можно учитывать отдельно от удержаний маркетплейса, распределять их по магазинам, брендам и артикулам и сразу видеть, как они меняют реальную прибыль.
Что такое операционные расходы
Операционные расходы — это все расходы бизнеса, которые не входят в комиссии и удержания маркетплейса, но без которых вы не можете обеспечивать продажи.
Например:
- зарплаты сотрудников;
- аренда склада и офиса;
- учет расходов на фулфилмент;
- доставка товара до склада или фулфилмента;
- банковские комиссии;
- бухгалтерия;
- подписки на сервисы;
- услуги подрядчиков;
- фотосессии и дизайн карточек;
- сертификация;
- курьерские услуги;
- интернет, связь и другие регулярные платежи.
По отдельности многие из этих расходов кажутся небольшими.
10 000 ₽ здесь, 30 000 ₽ там, несколько подписок, доставка, упаковка, услуги подрядчиков.
Но в масштабе месяца они легко могут забирать 3%, 5%, 10% и более от выручки.
Если эти скрытые затраты селлера не учитывать, ровно на эту сумму будет завышена ваша прибыль.
Почему прибыль без операционных расходов — не реальная прибыль
Представим, что за месяц ваш магазин получил:
10 млн ₽ выручки.
После себестоимости, комиссии маркетплейса, логистики, рекламы и других расходов, которые напрямую связаны с продажами на площадке, осталось:
1,5 млн ₽.
На первый взгляд кажется, что прибыль составляет 1,5 млн ₽, а рентабельность — 15%. Наш калькулятор прибыли wildberries ozon показывает отличный промежуточный результат.
Но дополнительно за этот же месяц вы заплатили:
- 400 000 ₽ — зарплаты;
- 150 000 ₽ — склад и аренда;
- 120 000 ₽ — фулфилмент;
- 70 000 ₽ — сервисы и подрядчики;
- 60 000 ₽ — доставка;
- 50 000 ₽ — бухгалтерия, банки и прочие расходы.
Итого — ещё 850 000 ₽ операционных расходов.
Реальная прибыль бизнеса составляет уже не 1,5 млн ₽, а:
650 000 ₽.
То есть реальная рентабельность — 6,5%, а не 15%.
Разница более чем в два раза.
Именно поэтому в TrueStats важно учитывать не только показатели маркетплейса, но и все дополнительные расходы бизнеса, чтобы точно понимать, как считать чистую прибыль селлера. Иначе в Оцифровке вы будете видеть промежуточную экономику товара, а не фактический финансовый результат.
Главная ошибка — путать маржу товара с прибылью бизнеса
Товар может быть прибыльным на уровне маркетплейса: после комиссии, логистики, рекламы и себестоимости у него может оставаться хорошая маржа.
Но дальше эту маржу ещё должен «выдержать» сам бизнес:
- команда;
- склад;
- бухгалтерия;
- фулфилмент;
- сервисы;
- подрядчики;
- дополнительная логистика;
- административные расходы.
Если этого не учитывать, вы можете видеть 10–15% прибыли там, где после всей операционки реально остаётся 2–5%.
А некоторые товары после распределения операционных расходов могут вообще оказаться убыточными, из-за чего полностью ломается юнит экономика товара.
Почему это опасно
Проблема не только в том, что цифра прибыли получается неверной.
На основании этой цифры вы принимаете управленческие решения.
Например, видите у товара 12% рентабельности и решаете:
- увеличить закупку;
- поднять рекламный бюджет;
- масштабировать продажи;
- добавить сотрудников;
- расширить склад;
- вложить больше оборотного капитала.
Но если после распределения операционных расходов реальная рентабельность составляет 3%, решение уже выглядит совсем иначе.
А если товар после операционки убыточен, увеличение объёма продаж может не увеличивать прибыль, а масштабировать убыток.
В итоге возникает знакомая многим селлерам ситуация: оборот растёт, заказов становится больше, команда загружена сильнее, а свободных денег у собственника становится меньше.
Финансовая аналитика truestats как раз позволяет увидеть такую ситуацию до того, как она станет проблемой: расходы можно распределить на конкретные направления и посмотреть, что реально приносит прибыль после всех затрат.
Недостаточно просто записывать расходы
Допустим, вы уже ведёте все расходы в Excel и знаете, что за месяц бизнес потратил ещё 1 млн ₽.
Это полезно, но для управленческой аналитики этого всё равно недостаточно.
Важно понимать не только сколько вы потратили, но и куда относится этот расход.
Например, у вас:
- несколько магазинов;
- несколько брендов;
- сотни артикулов;
- продажи одновременно на Ozon и Wildberries.
Если все расходы лежат одной общей суммой, вы можете посчитать прибыль бизнеса целиком, но всё ещё не будете понимать реальную экономику отдельных направлений и артикулов.
Какой магазин прибыльнее?
Какой товар выглядит прибыльным только потому, что на него не распределена часть общих расходов?
Именно поэтому в TrueStats расходы можно распределять:
- на конкретные магазины;
- на артикулы;
- на бренды;
- на группы товаров.
После распределения операция попадает в Оцифровку и отчет опиу для маркетплейсов и уменьшает прибыль именно там, куда вы её отнесли.
Как распределять общие расходы
Не каждый расход можно напрямую связать с конкретным товаром.
Например, аренда склада относится сразу ко всему ассортименту.
В TrueStats для таких расходов можно использовать разные схемы распределения:
- Пропорционально сумме продаж.
Если один товар формирует 40% продаж среди выбранных артикулов, на него будет отнесено 40% соответствующего расхода. - Равными долями.
Так можно распределить общий расход между выбранными товарами без привязки к их объёму продаж. - Распределение на магазин, без распределения на артикулы
В результате операционка перестаёт существовать отдельно от товарной аналитики и начинает участвовать в расчёте реальной экономики бизнеса.
Дата платежа и дата расхода — не всегда одно и то же
Ещё одна распространённая ошибка — считать расход в тот же момент, когда деньги ушли со счёта.
Для движения денежных средств (ДДС) это правильно, а для расчёта прибыли — не всегда.
Представим, что 1 сентября вы заплатили 300 000 ₽ за аренду сразу за три месяца.
С точки зрения движения денег:
1 сентября со счёта действительно ушло 300 000 ₽.
Но если целиком отнести эти 300 000 ₽ на сентябрь, прибыль сентября будет искусственно занижена, а октябрь и ноябрь — завышены.
В TrueStats для этого используются две разные даты.
Дата списания — когда деньги фактически поступили или ушли со счёта. По этой дате формируется ДДС.
Дата распределения — к какому периоду относится операция с точки зрения финансового результата.
В нашем примере 300 000 ₽ можно распределить на три месяца — по 100 000 ₽.
Так одновременно корректно работают оба отчёта:
ДДС показывает реальное движение денег;
ОПиУ показывает реальную прибыль периода.
ДДС и прибыль — это разные показатели
Их важно не смешивать, ведь ддс и опиу разница между ними — база для корректного ведения финучета.
ДДС отвечает на вопрос: сколько денег пришло и ушло со счетов?
ОПиУ отвечает на вопрос: сколько бизнес заработал за конкретный период?
Компания может показывать прибыль по ОПиУ и одновременно столкнуться с кассовым разрывом.
И наоборот: на счетах может находиться большая сумма денег, хотя реальная прибыль бизнеса минимальна.
В TrueStats все financial-операции могут учитываться в ДДС, но на прибыль в Оцифровке влияют только те расходы, которые вы распределили.
Это важно, потому что далеко не каждое движение денег является расходом.
Например, перевод между собственными счетами меняет остатки денег, но не уменьшает прибыль.
А выплата зарплаты или аренда склада — уменьшает.
Регулярные расходы особенно легко недооценить
Самые опасные расходы — не всегда самые крупные.
Часто операционка незаметно растёт за счёт десятков небольших регулярных платежей:
- подписок;
- сервисов;
- комиссий банков;
- подрядчиков;
- доставки;
- небольших административных расходов.
Каждый отдельный платёж кажется незначительным.
Но бизнес растёт, процессов становится больше, появляются новые сотрудники и сервисы — и через несколько месяцев операционные расходы могут увеличиться в полтора-два раза практически незаметно.
В TrueStats такие расходы можно создать как регулярные операции.
Например:
аренда склада — 150 000 ₽ первого числа каждого месяца.
После этого система будет автоматически создавать операцию по заданному расписанию.
Так регулярный расход не потеряется и будет постоянно участвовать в финансовом учёте.
Если операций много, их не обязательно заносить вручную
Когда бизнес небольшой, расходы ещё можно вносить вручную.
Но если операций десятки или сотни в месяц, такой подход быстро перестаёт работать.
В TrueStats можно настроить автоматическую выгрузку операций с расчетного счета.
TrueStats также умеет автоматически распознавать НДС из назначения платежа и сохранять его отдельно.
Дальше финансовые операции можно дополнительно автоматизировать с помощью автоправил.
Например:
Если контрагент — ваш фулфилмент, автоматически присвоить статье расхода «Фулфилмент».
Или:
Если платёж соответствует заданным условиям, автоматически выбрать статью, счёт, контрагента и распределение.
Таким образом со временем значительная часть финансовых операций может обрабатываться без постоянной ручной разметки.
Операционные расходы нужны не только для расчёта прибыли
Когда вы начинаете учитывать все операции бизнеса в одной системе, появляется ещё один важный инструмент — финансовое планирование.
В TrueStats можно заранее внести будущие доходы и расходы:
- зарплаты;
- аренду;
- налоги;
- выплаты подрядчикам;
- планируемые выплаты от маркетплейсов;
- другие обязательства.
На основании этих данных платежный календарь маркетплейс показывает ожидаемую динамику денежных средств.
Например, вы можете заранее увидеть, что через две недели предстоит крупная закупка, выплата зарплаты и аренды, а ожидаемых поступлений от маркетплейсов для этого недостаточно.
То есть потенциальный кассовый разрыв становится виден ещё до того, как деньги на счёте закончатся.
Как правильно считать прибыль селлера
У вашего бизнеса есть несколько уровней экономики.
Сначала считается экономика непосредственно продажи товара:
Выручка
− себестоимость
− комиссия маркетплейса
− логистика маркетплейса
− реклама
− другие расходы площадки
Но на этом расчёт прибыли не заканчивается.
Дальше необходимо вычесть расходы на работу самого бизнеса:
− зарплаты
− склад и фулфилмент
− сервисы
− подрядчики
− дополнительная логистика
− банки
− бухгалтерия
− административные и другие операционные расходы
И только после этого вы получаете показатель, близкий к тому, сколько бизнес действительно заработал.
Поэтому прибыль без учёта операционных расходов — это не чистая прибыль.
Это промежуточный финансовый результат.
Чем больше бизнес, тем важнее учитывать операционку
На старте многое можно делать самостоятельно.
Самому заниматься рекламой, поставками, аналитикой, карточками и хранением товаров.
В таком бизнесе операционные расходы могут быть относительно небольшими.
Но по мере масштабирования появляется дополнительная infrastructure, и ее содержание начинает занимать всё большую долю в экономике.
Поэтому фраза:
«У меня 15% прибыли»
сама по себе практически ничего не говорит о состоянии бизнеса.
Главный вопрос:
Это 15% до операционных расходов или после?
Если до — итоговая прибыль может оказаться в несколько раз ниже.
Что даёт учёт операционных расходов в TrueStats
В TrueStats операционные расходы встроены в общий финансовый контур бизнеса.
Вы можете:
- учитывать все доходы и расходы, которые не попадают в отчёты маркетплейсов;
- интегрировать банковские выписки;
- создавать разовые и регулярные операции;
- распределять расходы по магазинам, брендам, группам и артикулам;
- учитывать распределённые расходы в Оцифровке и ОПиУ;
- отдельно контролировать движение денежных средств в ДДС;
- учитывать НДС;
- отмечать official-расходы для УСН «Доходы минус расходы»;
- автоматизировать работу с операциями через автоправила;
- планировать будущие поступления и списания в Платёжном календаре.
В результате вы видите не только экономику маркетплейса, но и экономику всего бизнеса.
И можете ответить на главный вопрос:
После всех расходов сколько денег мы действительно заработали?
Если операционные расходы не участвуют в этом расчёте, ответ почти наверняка будет слишком оптимистичным.
Если финансовый учёт пока ведётся несистемно или накопились незакрытые периоды, финансовый менеджер TrueStats поможет навести порядок.
Специалист может разобрать операции и ДДС с начала года, восстановить и распределить операционные расходы, настроить финансовый учёт в сервисе и привести данные к единой системе.
Дальше менеджер будет регулярно поддерживать учёт в актуальном состоянии, чтобы у вас всегда была корректная картина по деньгам, расходам и реальной прибыли бизнеса.